PLANTILLAS EXCEL

Actividad 3

BLOQUE II

Actividad 21

COMENTARIOS

Son una herramienta muy util cuando compartimos un documento con varias personas , si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algun concepto , es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de las personas que comparten el texto.

INSERTAR UN COMENTARIO

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos : 

• Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario
• Acceder a la pestaña revisar y hacer clic en el boton Nuevo comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos , se nos mostrara de una manera o de otra.

MODIFICAR EL AUTOR DE LOS COMENTARIOS

Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menu control de cambios , alli seleccionaremos cambiar  nombre de usuario.

BUSCAR UN COMENTARIO

Nos aparece el dialogo buscar y reemplazar en la pestaña ir a , seleccionamos de la lista comentario y en el cuadro desplegable de la derecha podemos escoger el autor , con los botones anterior y siguiente del mismo dialogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

MODIFICAR LA APARIENCIA DE LOS COMENTARIOS

Debemos acceder por el boton y seleccionar opciones , aparece el dialogo control de cambios , las modificaciones que podemos hacer sobre los comentarios esta dividida en dos secciones .

Tambien existe un recuadro de seleccion donde podemos marcarlo o no para que aparezca una linea continua de una conexion al texto que se refiere el globo.

MOSTRAR/OCULTAR COMENTARIOS

Desplegando el meno de boton mostrar marcas de la pestaña revisar , podemos marcar o desmarcar la opcion que inserta los comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automatico , si la opcion esta seleccionada los comentarios seran visibles de lo contrario no se veran.

IMPRIMIR COMENTARIOS

En el menu control de cambios , podemos acceder a la opcion cambiar opciones del seguimiento , abrira un cuadro de dialogo y en la ultima seccion donde pone globos existe la opcion orientacion del papel donde podemos escojer entre las distintas opciones que vemos en la imagen .

Actividad 18

Los indices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que esta buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros la conocemos de otra:

• Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como indice.
• Indice es un indice alfabético.

Los indices y tablas de contenidos son muy utiles cuando estamos trabajando con documentos extensos.

CONCEPTOS BASICOS 

INDICE : un indice es una lista de palabras y el numero de pagina donde se encuentra

TABLA DE CONTENIDO : reflejo de la estructura de un documento y contiene el titutlo de los temas y subtemas que forman el documento.

INSERTAR MARCAS DE INDICE:

Se puede marcar las entradas de indice de dos formas : Automatica y Manual

INSERTAR INDICE 

Ya teniendo bien definidas las marcas , debemos colocarnos en el lugar donde lo queramos situar , al inicio o al final o donde lo deseemos. Accedemos a la pestaña referencias y hacemos clic en el boton insertar indice.

TABLAS DE CONTENIDO 

Esta formada por los titulos de los apartados que aparecen en el documento.

1- Se prepara la tabla es decir , marcar los titulos que deseeamos que aparezcan en la tabla.

2-Generar la tabla de contenidos.

METODOS PARA PREPARAR UNA TABLA DE CONTENIDO

1- Mediante los estilos de titulos definidos por Word

2- Crear el documento en vista esquema.

3- Crear estilos de titulos personalizados.

GENERAR TABLA DE CONTENIDO

Eligiendo tabla manual se generara una tabla con datos de muestra que debemos sustituir pero aprovechando la estructura que nos ofrece.

En formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacion que tendra el estilo seleccionado.

Para generar la tabla solo nos queda pulsar en aceptar.

ACTUALIZAR LA TDC

Tenemos dos opciones posibles : 

-Desde la pestaña referencia disponemos del boton.

-Haciendo clic con el boton derecho sobre la TDC disponemos de un meno emergente , donde tenemos la opcion actualizar campos.

NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL

Para crear una nota al pie debemos seleccionar la palabra o frace a la cual le vamos a poner una nota.

Accedemos a la pestaña referencias.

Si seleccionamos la opcion insertar nota al pie la nota se insertara automaticamente y no tendremos que realizar mas acciones.

Actividad 15

PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo o patron para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado , es decir el estilo de la fuente, tamaño , etc.

Puede sernos util cuando usamos muchas veces un documento con lam isma estructura.

Una plantilla es un documento de word 2007 con la caracteristica de que el tipo de documento es plantilla de documento , la principal caracteristica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original.

UTILIZACION DE LAS PLANTILLAS

Para utilizar las plantillas ahi que abrir un documento nuevo desde el boton office. Si se hace de la primera forma se abrira el panel Nuevo Documento 

 

El panel documentos permite realizar algunas de las cosas mas habituales cuando se esta creando un nuevo documento, como abrir un nuevo documento en blanco o abrir un nuevo documento apartir de otro ya existente.

La plantilla " destacado" permite elegir entre las plantillas mas utilizadas.

"Mis plantillas " es donde apareceran las plantillas que hayas creado.

MODIFICAR PLANTILLAS 

Se abrira un cuadro de dialogo : 

• Se selecciona la categoria donde se encuentra la plantilla que se desea modificar.
• En la parte inferior derecha en la zona titulada Crear nuevo , se hace clic donde dice plantilla asi una vez modificada la plantilla se guardara como plantilla no como documento word.
• Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones que queramos.

ELEMENTOS QUE SE GUARDAN EN UNA PLANTILLA

Se guarda un documento base con todas sus caracteristicas de formato. Los estilos que se definan en una plantilla se guardaran con ella.

Actividad 12

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Esta opción permite incluir en el documento datos almacenados en otro sitio.De esta forma podemos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generación de etiquetas , la impresión de sobres para invitaciones etc.

DOCUMENTO PRINCIPAL

Es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

CREAR DOCUMENTO PRINCIPAL

• Abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que contenga un texto fijo.
• Seleccionar de la pestaña correspondencia el menú iniciar combinación de correspondencia.
• De allí hacer clic en la opción paso a paso por el asistente para combinación de correspondencia Se abrira la sección combinar correspondencia con el primer paso el cual nos va preguntando y nosotros le vamos contestando haciendo clic en la opción deseada.

Primero elegimos el tipo de documento que queremos generar ( cartas, mensajes de correo electronico ,sobres , etc ) .

Seleccionamos cartas y hacemos clic en siguiente para que aparezca el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija apartir de la cual crearemos el documento combinado. 

• En el paso 3 seleccionamos el origen de datos ( destinatario) 
• UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE: aparece en la opcion examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
• SELECCIONAR DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK :Elegir la carpeta de contacto.  Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir 
  los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:

En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. 

Podemos insertar: 

Un Bloque de direcciones..., 

una Línea de saludo..., Franqueo electrónico...  o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. 

Podemos utilizar los botones <, > y  para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. 

La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia